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Gestione del tempo: non lo abbiamo…o non lo sappiamo gestire?

E’ un dato di fatto: non abbiamo mai tempo.

Il “non avere tempo” è spesso un’ottima scusa per giustificarci con noi stessi dell’impossibilità di fare tutto questo che dovremmo.

Stranamente, poi, le cose che non riusciamo a fare sono sempre quelle meno divertenti: andare in palestra, cucinare sane verdure bollite, riordinare quel mobile che è diventato peggio del vaso di pandora.

Ironia a parte, sebbene molte volte usiamo questa scusa è altresì vero che, molto spesso, realmente non abbiamo tempo perché semplicemente lo gestiamo male. E, nella maggior parte dei casi, ne siamo anche consapevoli.

La gestione del tempo, per i procrastinatori o semplicemente se non si ha un metodo, è una delle cose più difficili e coinvolge sia la sfera personale che il lavoro.

Sarebbe comodo essere degli “automi” o dei computer che non si fanno distrarre e sanno priorizzare nella maniera corretta le operazioni da fare: ebbene, il TED di oggi ci mostra come fare.

Questo TED è in inglese e non è presente la traduzione in Italiano (per ora), tuttavia i concetti sono riportati tra alcune delle tecniche proposte in questo articolo.

TED – La gestione del tempo: impariamo dai computer

Come la programmazione dei computer può aiutarci nella gestione del tempo

Come sappiamo, i PC hanno capacità di calcolo molto più potente del cervello umano.

Questo non vuol dire che siano necessariamente efficienti: come conferma il TED, gli stessi programmatori di Linux si son accorti che il loro sistema impegnava più tempo a classificare per importanza le operazioni da fare…che a farle.

Così come le interruzioni dei processi che hanno portato allo sviluppo della coalescing interrupt, ovvero una gestione consapevole delle interruzioni (di cui parleremo più avanti).

I programmatori hanno insegnato l’efficienza ad oggetti per natura “piu performanti” di noi: cerchiamo quindi di sfruttare questi benefici e applicarli alla gestione del tempo della nostra giornata lavorativa.

Scopriamo quali sono i 4 metodi per imparare a gestire al meglio il tempo partendo da un tool fondamentale: la matrice di Covey.

1) La matrice di Covey: differenziare urgenza e importanza

La matrice di Covey è uno di quei tool, come gli OKR, di cui crediamo di non aver bisogno fin quando non iniziamo ad utilizzarli.

E’ stata sviluppata da Steven Covey e viene introdotta nel libro “Le 7 regole del successo” che invito tutti caldamente a leggere per far fare un salto in avanti alla propria vita privata e professionale.

La matrice di Covey è composta da 4 quadranti e ha sulle ascisse la misura dell’urgenza (Urgente – non urgente) e sulle ordinate la misura dell’importanza (importante – non importante).

matrice di covey quattro quadranti in funzione di urgenza - importanza per gestione del tempo
Gestione del tempo – Matrice di Covey

La differenza tra “urgenza” e “importanza” potrebbe sembrare sottile, ma è invece fondamentale: non tutto ciò che è importante da fare è necessariamente urgente e viceversa.

Utilizzare questa tabella ci obbliga a riflettere sull’effettiva urgenza e importanza di molte attività che ci vengono richieste, soprattutto al lavoro. Classificandole ci rendiamo conto di come molte richieste siano più mosse da un’urgenza “emotiva” anziché reale.

Inserirle quindi in questa tabella ci fa dare uno giudizio oggettivo su ciò che è:

  • Urgente E importante – 1° Quadrante. Sono le cose da svolgere subito, che devono esser fatte al più presto e che hanno reale priorità.
  • NON urgente MA importante2° Quadrante. Questo è il riquadro della pianificazione in cui dovremmo mettere tutte quelle attività importanti per il nostro lavoro o per la nostra crescita ma che al momento non sono urgenti.
  • Urgente ma NON importante – 3° Quadrante. In questo caso la parola d’ordine è: DELEGARE. Sono attività non importanti ma la cui scadenza è vicina: facendole fare a qualcun altro il beneficio sarà duplice, non perderemo tempo noi e impareremo l’arte del dare fiducia al prossimo delegando.
  • NON urgente e NON importante 4° Quadrante. In tre parole: perdita di tempo. Sono attività che non daranno alcun valore aggiunto e che non hanno nemmeno una minima urgenza di esser fatte.

L’analisi dei quadranti

Provate a popolare una matrice di Covey con le attività che dovete compiere.

Come è composta?

Qual è il quadrante più popolato?

Vi lascio fare l’esercizio con calma, ma vi invito a fare una considerazione: dato che il tempo che abbiamo a disposizione è sempre lo stesso, più attività ci saranno nei quadranti 3 e 4 e meno tempo potremo dedicare ai settori più importanti, l’1 e il 2.

Quello a cui bisogna tendere è che i quadranti 3 e 4 siano sempre scarsamente popolati per privilegiare il quadrante 1 delle necessità, e soprattutto il quadrante 2: il quadrante della costruzione e della crescita, da cui dipende il nostro benessere.

2) Priorizzare ma non troppo

Quando abbiamo molti compiti da fare, ad esempio email da processare, tendiamo giustamente a ordinarle per priorità. Bisogna fare però attenzione a non esagerare perché l’azione stessa del dare priorità richiede del tempo
Si deve evitare che il tempo passato a priorizzare superi quello che serve per portare a termine parte di queste azioni, come accadeva per Linux di cui parlavamo a inizio articolo.

Una soluzione è quella di fare dei raggruppamenti parziali differenziando per macro livelli di priorità classificando le attività il 3-4 macro-box.

Una volta fatta classificazione molto basica, si inizia a svolgere le attività del box più urgente e importante
Da quale delle attività incluse nel box si comincia? 
Da una qualunque, potrebbe essere la prima della lista come una random.

L’importante è non iniziare a fare ulteriori sottoliste e ricadere quindi nel loop iniziale perdendo del tempo a classificare: per questo motivo fare le scelte random si dimostra spesso la soluzione più efficace.

3) Dimenticare il multitasking

Al contrario di quanto ci abbiano inculcato nel nuovo millennio il multitasking ha risvolti più negativi di quanto si possa credere.

Per due motivi: il primo è che non tutti siamo in grado di fare degli switch mentali senza perdita di efficienza o attenzione. Saltare da un argomento all’altro è impegnativo, stancante e fa aumentare la possibilità di fare errori.

Il secondo è che portando avanti molte cose in contemporanea di fatto se ne posticipa la conclusione: questo mentalmente fa sembrare il risultato più lontano e aumenta la possibilità di demotivarsi e procrastinare.

Se invece ci imponiamo di portare a termine una attività per volta il beneficio sarà duplice: la motivazione aumenterà per l’obiettivo raggiunto e saremo più focalizzati.

Sull’aumento del focus c’è poi un ultimo trucco da applicare: evitare le interruzioni.

4) Limitare le interruzioni grazie alla polarizzazione

Bene: siamo al lavoro, attenti a portare a termine la nostra attività senza multitasking, ma ecco che arriva la mail inaspettata o la chat del collega con una richiesta. Il nostro flusso di lavoro è interrotto

Da un lato vorremmo ignorare la richiesta ma dall’altro ci teniamo ad essere reattivi: focus e reattività sono entrambi importanti ma in chiara contrapposizione. Che fare?

Anche qui prendiamo esempio dai computer: dobbiamo imparare ad applicare l’interrupt coalescing.

Cos’è l’interrupt coalescing?

L’interrupt coalescing è una strategia implementata nei processori che, in parole povere, per consentire lo sviluppo ottimale dei processi principali fa “ignorare” al processore tutti i processi secondari fino ad una determinata soglia

Se voleste approfondire l’argomento trovate un interessante articolo su Medium sull’interrupt coalescing a questo link.

Facendo il parallelo con gli esseri viventi si tratta di identificare il nostro “limite di coalescenza” entro il quale dobbiamo ignorare potenziali interruzioni.

Qualche esempio?

Le email: diamoci il target di controllare la casella di posta una volta l’ora, anziché guardare ogni pop-up che compare all’angolino in basso a destra.

Oppure le chat aziendali: non leggiamo le richieste in chat aziendale per 20 minuti (o 10, o 30, a seconde delle necessità) se stiamo completando un lavoro. Diventiamo padroni della gestione del nostro tempo.

L’evoluzione di Google: il “risolutore di interruzioni”

Sebbene possa sembrare un consiglio banale a livello individuale beh, Google ha calcolato il costo (in termini di ore e quindi di soldi) di queste interruzioni:

“Un’interruzione di 20 minuti, che quindi include due cambi di contesto, corrisponde alla perdita di 2 ore di lavoro produttivo”

Dave O’Connor, in Site Reliability Engineering: How Google runs Production Systems

E come Google ha risolto il problema? Facendo si che nei team, a rotazione, una persona al giorno faccia il “risolutore di interruzioni” per tutti, consentendo al resto del team di rimanere polarizzato sul proprio lavoro.

In pratica ti svegli al mattino già sapendo se andrai al lavoro per essere un “polarizzatore” e portare a termine i tuoi compiti, oppure il “risolutore di interruzioni” per una giornata.

Non sarebbe male, eh?

Se oltre al tempo volete imparare in maniera furba come aumentare l’autostima, ne ho parlato in questo articolo.

Se invece volete leggere il libro di Stephen Covey lo trovate su Amazon a questo link: Le 7 regole del successo

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